在人类的交流过程中，有效性的信息55%~60%依赖于视觉效果，33%~38%依赖于声音，报告厅音响灯光设备设计，只有7%依赖于内容，所以单单一个声音的表现，远远不能满足现代会议的要求。所以现代会议我们需要高质量的音频信号，文山报告厅音响灯光设备，高清晰的视频动态画面及图像、实物资料，准确无误的数据表达及一套实用的控制系统，以方便实现所有操作。这时的会议系统不但进入了有序的组织状态，同时也保证了会议的进行，这样的会议解决方案无疑是目前世界上具有现实意义的会议组织的工具。
对于"空声"现象，可采取以下方法避免声波延迟:
①选用指向性强的麦克风;
②关闭调音台中的ST开关或拉下多余的麦克风推杆;
③调整声源及其经扩音还原的声音比例。
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会议系统功能需求1间大会议厅，面积500平方米，可容纳300到400人的大型会议室。该工程项目多媒体会议室主要要求满足日常会议语音扩声、学术报告、学习培训等功能。
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